Aviso de Privacidad Integral — NomTrack

Elaborado conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025, vigente desde el 21 de marzo de 2025, y a su normativa reglamentaria aplicable.

Última actualización: 10 de octubre de 2026

1. Identidad y domicilio del responsable

Nomtrack, S.A. de C.V. ("NomTrack"), con domicilio en Dr. Alberto Román 794, Colonia La Aurora, Zapopan, Jalisco, C.P. 45184, México, es responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en este Aviso.

Para cualquier asunto relacionado con este Aviso o con el ejercicio de sus derechos, el correo de contacto es tatoleon@latidostudio.com.

2. Datos personales que tratamos

Para la prestación del Servicio podemos tratar:

a) De los usuarios de la Plataforma (personal de la Empresa Cliente: gerencia, supervisión, operación, recursos humanos):

• Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, puesto o rol asignado, y su número de teléfono, si usted decide proporcionarlo en NomTrack.
• Datos de la cuenta: credenciales —la contraseña se almacena cifrada y no es legible por NomTrack—, registros de acceso y registros de actividad dentro de la Plataforma.

b) De la Empresa Cliente, cuando incluyan datos de personas físicas (por ejemplo, personas físicas con actividad empresarial): RFC, razón o denominación social, régimen fiscal, domicilio fiscal y la información contenida en los documentos que se carguen, como la Constancia de Situación Fiscal, registros del IMSS o comprobantes de domicilio del centro de trabajo.

c) De los trabajadores de la Empresa Cliente, cargados por ésta para fines de cumplimiento normativo. Pueden incluir datos personales sensibles, en particular datos de salud (por ejemplo, información derivada de accidentes de trabajo, aptitud médica para puestos de riesgo, o información relativa a factores de riesgo psicosocial).

Importante: el papel de NomTrack es distinto según los datos

Respecto de los datos del inciso (c), la Empresa Cliente es la responsable del tratamiento y NomTrack actúa como encargado: los trata únicamente por cuenta de aquélla y conforme a sus instrucciones, para prestar el servicio contratado.

En consecuencia, corresponden a la Empresa Cliente y no a NomTrack: poner a disposición de sus trabajadores su propio aviso de privacidad, obtener el consentimiento que la ley exija —incluido el consentimiento expreso y por escrito que el artículo 8 requiere para datos sensibles— y atender las solicitudes de derechos de sus trabajadores.

La comunicación de datos de la Empresa Cliente a NomTrack como su encargado es una remisión y no una transferencia, por lo que no requiere el consentimiento del trabajador.

3. Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias, necesarias para prestar el Servicio:

• Crear y administrar cuentas, y autenticar a los usuarios.
• Operar el motor normativo, generar y dar seguimiento a las tareas de cumplimiento y resguardar las evidencias que las respaldan.
• Procesar y extraer información de los documentos que se cargan.
• Brindar soporte y enviar notificaciones operativas y comunicaciones relacionadas con el Servicio.
• Facturar y cumplir las obligaciones legales de NomTrack.
• Mantener la seguridad de la Plataforma, prevenir fraude y abuso, y conservar los registros de acceso que lo permiten.

Finalidades secundarias, que no son necesarias para el Servicio y a las que usted puede oponerse sin que ello afecte su uso de la Plataforma:

• Mejora del producto y métricas de uso agregadas.
• Comunicaciones informativas o comerciales sobre NomTrack y sobre novedades normativas.

Si usted lo autoriza en NomTrack, usaremos su número de teléfono para enviarle por WhatsApp o por llamada avisos sobre su cuenta y sobre el cumplimiento de su empresa. Esta autorización es voluntaria y puede retirarla en cualquier momento desde NomTrack; al retirarla, el número se borra.

4. Opciones y medios para limitar el uso o divulgación de sus datos

Con independencia de los derechos del apartado 6, usted puede en cualquier momento:

• Oponerse a las finalidades secundarias del apartado 3, enviando un correo a tatoleon@latidostudio.com con la indicación de a cuáles se opone. La negativa no es motivo para negarle el Servicio ni para darlo por terminado.
• Dejar de recibir comunicaciones informativas o comerciales, desde el enlace de baja incluido en cada correo de ese tipo o solicitándolo al mismo correo.
• Solicitar la inclusión de sus datos en un listado de exclusión propio de NomTrack, para que no se utilicen con fines mercadotécnicos.

5. Remisiones, encargados y transferencias

Para operar el Servicio, NomTrack se apoya en proveedores que tratan datos personales por su cuenta y conforme a sus instrucciones. Jurídicamente son remisiones a encargados, no transferencias, y por ello no requieren su consentimiento. Los proveedores que intervienen a la fecha de este Aviso son:

• Vercel Inc. (Estados Unidos) — alojamiento y ejecución de la Plataforma.
• DigitalOcean LLC (Estados Unidos) — base de datos.
• Google LLC, servicio Cloud Storage (Estados Unidos) — almacenamiento de los documentos y evidencias que se cargan.
• Twilio Inc., servicio SendGrid (Estados Unidos) — envío del correo transaccional del Servicio.
• Anthropic PBC (Estados Unidos) — extracción automatizada de información de los documentos cargados.

Los mensajes por WhatsApp los envía personal de NomTrack desde la aplicación WhatsApp, operada por WhatsApp LLC (Meta Platforms, Inc.).

NomTrack se compromete a exigir contractualmente a estos proveedores el mismo nivel de protección y confidencialidad que este Aviso establece, y a informar a la Empresa Cliente antes de incorporar o sustituir a un proveedor que trate datos de sus trabajadores.

Transferencias. Salvo las remisiones anteriores, NomTrack no realiza transferencias de sus datos personales a terceros. Si en el futuro fuera necesaria alguna, se recabará su consentimiento cuando la ley lo exija, sin perjuicio de los supuestos del artículo 36 en los que no se requiere —entre ellos, el requerimiento fundado y motivado de una autoridad competente y la defensa de un derecho en un procedimiento—.

Cláusula de aceptación de transferencias (artículo 35). Si usted no consiente que sus datos personales sean transferidos en los términos de este apartado, puede manifestarlo enviando un correo a tatoleon@latidostudio.com dentro de los cinco días hábiles siguientes a que este Aviso se pone a su disposición. La falta de manifestación se entenderá como consentimiento para las transferencias aquí descritas. Esta negativa no impide el uso del Servicio, ya que su operación se sostiene en remisiones y no en transferencias.

6. Sus derechos y cómo ejercerlos

Usted tiene derecho a acceder a sus datos personales, a rectificarlos cuando sean inexactos o incompletos, a cancelarlos cuando considere que no se requieren para las finalidades de este Aviso, y a oponerse a su tratamiento para fines específicos (derechos ARCO). También puede revocar el consentimiento que haya otorgado.

A quién dirigirse

• Si usted es usuario de la Plataforma y su solicitud se refiere a su cuenta, su correo o su actividad: responde NomTrack, por los medios de este apartado.
• Si usted es trabajador de una Empresa Cliente y su solicitud se refiere a su expediente, a las evidencias o a sus exámenes: responde la Empresa Cliente, que es la responsable de esos datos. Diríjase a ella.

Si NomTrack recibe una solicitud de un trabajador de una Empresa Cliente, no la resolverá por su cuenta: la canalizará a la Empresa Cliente y le prestará el apoyo necesario para que ésta responda dentro de su plazo.

Persona encargada de datos personales

NomTrack designa, en términos del artículo 29 de la Ley, a Patricio León para dar trámite a las solicitudes, con el correo tatoleon@latidostudio.com.

Qué debe contener su solicitud

Conforme al artículo 28:

1. Su nombre y el medio por el cual desea recibir la respuesta.
2. Los documentos que acrediten su identidad o, en su caso, la representación legal con que actúa.
3. La descripción clara y precisa de los datos respecto de los que ejerce el derecho, salvo cuando se trate del derecho de acceso.
4. La indicación del derecho que desea ejercer.
5. Cualquier elemento que facilite localizar los datos.

Si ejerce el derecho de rectificación, deberá además indicar la modificación que solicita y acompañar la documentación que la sustente (artículo 30).

Plazos

• NomTrack le comunicará la determinación adoptada en un plazo máximo de 20 días hábiles contados desde la recepción de la solicitud.
• Si la solicitud resulta procedente, se hará efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a esa comunicación.
• Ambos plazos pueden ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen; en tal caso se le informará y se le explicará el motivo (artículo 31).
• La Ley establece expresamente que estos días son hábiles, no naturales.

Costo

El ejercicio de estos derechos es gratuito. Sólo podrán cobrarse los costos justificados de reproducción, certificación o envío; y si usted aporta el medio para la reproducción, la información se entregará sin costo alguno (artículo 34).

Una precisión sobre la cancelación

Buena parte de la información que la Plataforma conserva es evidencia de cumplimiento que la propia legislación laboral y sanitaria obliga a preservar durante plazos determinados. En esos casos, y en los demás supuestos del artículo 25, no existe obligación de cancelar. Cuando así sea, NomTrack bloqueará los datos —dejará de utilizarlos y los conservará únicamente para atender las responsabilidades que pudieran derivarse— en lugar de suprimirlos, y le informará de ello con el fundamento correspondiente.

7. Cookies y tecnologías similares

La Plataforma utiliza una sola cookie, propia y estrictamente necesaria para que el Servicio funcione. Sin ella no es posible mantener la sesión, por lo que no requiere su consentimiento.

nomtrack-token

• Origen: propia de NomTrack. No interviene ningún tercero.
• Finalidad: mantener su sesión autenticada mientras usa la Plataforma.
• Duración: 7 días, o hasta que cierre sesión.
• Características: se emite y se elimina únicamente desde el servidor, con los atributos HttpOnly, Secure y SameSite=Lax, de modo que no es legible por código JavaScript ejecutado en el navegador.

La Plataforma no instala cookies de analítica, de medición de audiencia, de publicidad ni de terceros, ni grabadores de sesión. Si esto cambia, se solicitará su consentimiento previo y este apartado se actualizará antes de instalarlas.

8. Medidas de seguridad

NomTrack aplica medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger sus datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o acceso y tratamiento no autorizados, en términos del artículo 18. Entre ellas: cifrado en tránsito, almacenamiento cifrado de contraseñas, control de acceso por rol, credenciales de base de datos de privilegio mínimo, registro de accesos y respaldos.

Vulneraciones de seguridad. Si ocurriera una vulneración que afecte de forma significativa sus derechos patrimoniales o morales, NomTrack la informará de forma inmediata a quien corresponda, en términos del artículo 19. Cuando la vulneración afecte datos de trabajadores tratados por cuenta de una Empresa Cliente, NomTrack informará a la Empresa Cliente, a quien corresponde comunicarlo a sus trabajadores.

Confidencialidad. Todo el personal y los proveedores que intervienen en el tratamiento están obligados a guardar confidencialidad, obligación que subsiste aun después de terminar la relación (artículo 20).

9. Conservación de los datos

Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa.

Al terminar la relación, la Empresa Cliente dispone de 6 meses para exportar su información. Transcurrido ese plazo, NomTrack suprime los datos de sus sistemas, incluidos los respaldos conforme a su ciclo de rotación.

Se conservan por más tiempo, y sólo para ese fin, los datos que una obligación legal exija preservar —de manera señalada los de facturación, por los plazos que la legislación fiscal establece— y los que sean necesarios para atender responsabilidades que pudieran derivarse, en los supuestos del artículo 25 descritos en el apartado 6.

10. Autoridad

La autoridad competente en materia de protección de datos personales en posesión de los particulares es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, que asumió las funciones que correspondían al Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales a partir de la entrada en vigor de la Ley de 2025.

Si considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, o si no recibe respuesta a su solicitud, puede acudir ante dicha autoridad dentro de los 15 días hábiles siguientes a la respuesta o al vencimiento del plazo para darla (artículo 40).

11. Cambios a este Aviso de Privacidad

Este Aviso puede modificarse para atender cambios legislativos, en el Servicio o en nuestras prácticas. Cualquier modificación se pondrá a su disposición en esta misma dirección dentro de la Plataforma, indicando la fecha de la última actualización. Cuando el cambio sea sustancial y afecte las finalidades del tratamiento, se le informará además por correo electrónico antes de que surta efecto.

12. Consentimiento

Al proporcionar sus datos personales a NomTrack y aceptar el presente Aviso —por ejemplo, marcando la casilla correspondiente al crear su cuenta—, usted consiente su tratamiento en los términos aquí descritos.

Cuando el tratamiento de datos sensibles corresponda directamente a NomTrack como responsable, se recabará su consentimiento expreso y por escrito por alguno de los medios que el artículo 8 admite.